Evaluer à l'oral avec un entretien vidéo

• Recommandations pour les entretiens vidéo
• Outil recommandé
• Guide méthodologie : créer un entretien oral par étapes
• Besoin d'aide?

 Recommandations pour les entretiens visio-conférence

• Utiliser le bon matériel 
  Dans la mesure du possible, assurez-vous d'avoir d'une connexion internet fiable, mais aussi un son (micro et écouteurs) de qualité suffisante pour échanger avec l'étudiant. Il est recommandé d'utiliser un casque avec micro, ou au minimum des écouteurs. Pour la vidéo, il peut être nécessaire de se procurer une webcam s'il n'y en n'a pas d'intégrée sur les ordinateurs utilisés. Si la connexion internet est faible, privilégiez l'audio.
• Faire des essais
  Lorsqu'un enseignant prévoit un entretien video, il doit transmettre à l'étudiant certaines informations d'accès (lien, mot de passe etc). Pour s'assurer que cette organisation et le matériel fonctionne correctement, faites un test de quelques minutes avec l'étudiant. 
  De même, si vous lui donnez des consignes particulières (présentation en groupe, utilisation d'un support de présentation...), il est nécessaire de s'assurer que l'étudiant a les moyens de réaliser ces tâches et sait comment faire. Ainsi, il sera nécessaire de faire un essai avec lui (sur webex, les étudiants n'ont pas de compte, ils ne peuvent y accéder que s'ils sont invités par leur enseignant).
• Enregistrer la video ? 
  Vous pouvez choisir d'enregistrer la présentation ou l'entretien video. La possibilité de revoir l'échange peut être très utile pour l'évaluation : harmoniser les notations, fiabiliser les critères d'évaluation, partager à un évaluateur non présent etc. Si vous souhaitez enregistrer, il vous est donc nécessaire de prendre les mesures adéquates en sollicitant l'accord du participant ( accepte-il d'être enregistré ? partagé à un tiers ? combien de temps la video peut être conservée ...)
• Prévoyez une alternative
  Certains étudiants n"ont pas d'accès à internet, ou un accès limité. De même, une panne peut également arriver. Afin de ne pas pénaliser ces étudiants, définissez une alternative: Faire un entretien au téléphone ? demander à l'étudiant de se filmer et vous envoyer la présentation ? Prévoyez un plan B ! 

Outil recommandé : Webex meeting pour l'évaluation à distance 

Webex est un outil de communication en ligne qui propose plusieurs fonctionnalités : dans le cadre de l'évaluation à distance, les entretiens videos doivent être réalisés avec Webex meetings.

Webex Meetings permet de planifier des conversations videos à distance, à deux ou plusieurs participants. Cet outil possède notamment des fonctionnalités de partage de contenu, gestion de la parole, chat avec les participants.

Il faut au préalable se créer un compte webex  Si ce n'est pas encore fait, faites une demande de création de compte Webex via le support https://support.cisr.fr . Seul l'organisateur de la visioconférence a besoin d'avoir un compte. Les étudiants n'ont pas besoin d'avoir de compte, de même que les éventuels participants ( examinateurs, jury etc), il vous suffira de les inviter à la visioconférence.

Méthodologie / par étapes

Connectez-vous sur 

https://univ-lyon1.webex.com

Programmer une réunion :

Vous pouvez planifier les entretiens que vous prévoyez pour chaque étudiant, en pensant à laisser suffisamment de temps entre chaque entretien, au cas où l'étudiant rencontre des difficultés.

Vous pouvez enregistrer comme modèle le paramétrage pour le réutiliser avec d’autres étudiants.

Les réunions programmées apparaissent sur la page d’accueil de votre compte. Vous pouvez les sélectionner pour afficher le détail, et rajouter des invités.

Comment l’étudiant est-il informé ?

Si vous avez correctement renseigné le contact mail de l'étudiant en programmant l'entretien, il reçoit automatiquement une invitation par mail. Pour autant, il est primordial de s'assurer que les étudiants ont bien reçu toutes les informations concernant les modalités de cet examen, selon les moyens de communication que vous avez définis au sein de votre équipe pédagogique. 

Puis-je inviter un collègue enseignant ?

En invitant un collègue en tant que participants, vous pouvez ensuite l’enregistrer comme co-organisateurs de l'entretien.

Comment configurer mes préférences techniques ?

Nous vous invitons à consulter cette documentation  

Déroulement de l'entretien

Quand vous démarrez la réunion, un temps de chargement et de préparation est nécessaire

Au moment de l'entretien, vous pouvez utiliser certaines fonctionnalités de webex meetings : 

A l’ouverture de la réunion le son et la caméra sont fermés par défaut, cliquez sur l’icône correspondant pour l’activer.

Il est conseillé de couper votre micro, pour éviter les bruits parasites quand l'étudiant parle ou pour vous adresser à quelqu'un autour de vous par exemple. 

 Partage de contenu : vous pouvez partager un élément de votre écran en cliquant sur ce bouton (une fenêtre de sélection vous permettra de choisir l’élément à afficher avant le partage (fenêtre de traitement de texte, fenêtre du navigateur, …)

  Un étudiant peut également à votre demande partager son l'écran. Si vous souhaitez qu’il puisse présenter quelque chose pendant l’entretien, il est nécessaire de lui indiquer au préalable comment faire.

 Enregistrer la video-conférence. Il est possible de prévoir un enregistrement de l'entretien à lancer au début de la conversation.

Choisissez « Enregistrer dans le Cloud » A la fin de l'entretien, la vidéo est automatiquement enregistrée sur votre compte webex.

Elle sera accessible sur votre page d’accueil, vous pourrez ensuite la télécharger ou envoyer le lien par mail :

  Vous pouvez afficher la liste des participants, et choisir de désactiver le micro de l’un d’entre eux, ou de donner des droits spécifiques à un utilisateur :

Le Chat est disponible en parallèle de la conversation.

Il vous permet d'échanger avec tous les participants, ou de manière individuelle en sélectionnant une personne

Faire sortir temporairement un participant 

Si vous souhaitez qu'un étudiant sorte temporairement de la salle ( par exemple pour délibérer avec les membres du jury), l'organisateur d'une réunion peut déplacer un participant dans le lobby, il est alors placé en attente. Pour cela,affichez la liste des participants et faites un clic droit sur le nom du participant :

Vous pourrez l'admettre à nouveau pour communiquer avec lui en cliquant sur le bouton "admettre" qui est apparu : 

Attention, pour utiliser le lobby, vous devez verrouiller votre salle de réunion personnelle : 

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